支払通知書を取引先へメール送信する場合（パソコン） – インボイス王

支払通知書ガイド

～支払通知書を取引先へメール送信する場合～

インボイス王から支払通知書を取引先へメール送信して、スムーズな支払通知書の受け渡しができます。メールを受け取った取引先は、支払通知書の内容を簡単に確認することができます。

インボイス王では、支払通知書をPDFファイルにして、メールに添付して送信する必要ありません。支払通知書を受け取る取引先が、支払通知書のPDFファイルをダウンロードできるリンクを作成して、メール送信します。

自社で行うこと

［Step１］支払通知書を［プレビューして発行］－［メール送信］をクリックします

［Step２］メールが起動し、新規メールの本文中に支払通知書のリンクが記載されます。

メールの内容を確認してメール送信します。

取引先で行うこと

取引先は受信したメールを開いて、支払通知書のリンクをクリック。インターネットを介して、支払通知書の内容を簡単に確認できます。

以下の手順で、支払通知書を発行して取引先へのメール送信を行います。

Ａ．事業者情報を設定します

Ｂ．取引先を登録します

Ｃ．品目（商品）を登録します

Ｄ．支払通知書を作成します

Ｅ．支払通知書を発行してメール送信します

Ａ．事業者情報を設定します

［ユーザー設定］で、支払通知書に記載する自社の事業者名・住所などの事業者情報や、振込先口座、適格支払通知書発行事業者番号を入力して設定します。

１．インボイス王の画面左のメニューで、［設定］をクリックします。

２．［設定］が開きます。画面右上の［編集］をクリックします。

３．「事業者」タブをクリックします。

（１）「事業者名（屋号）」をクリックし、事業者名を入力して、［変更］をクリックします。

（２）「住所」をクリックします。［住所］画面の「郵便番号」欄に自社の郵便番号を入力し、［住所自動入力］をクリックします。入力された郵便番号から住所が自動入力されます。「市区町村以降」欄に番地などを入力します。マンション名やビル名は「マンション名など」欄に入力して、［変更］をクリックします。

（３）「電話番号」、「メールアドレス」欄には、利用者登録時に入力された携帯電話番号とメールアドレスが自動的に入力されます。こちらに入力されている電話番号とメールアドレスが支払通知書に記載されます。変更される場合には、クリックして変更してください。

（４）「振込先口座」をクリックします。「銀行などの金融機関」または「ゆうちょ銀行」を選択し、支払通知書に記載する自社の振込先口座の情報を入力して、［保存］をクリックします。

【　Point　】「金融機関コード」とは

「金融機関コード」とは、金融機関に割り当てられている4桁の番号です。「支店コード」とは、金融機関の本支店に割り当てられている3桁の番号です。ご不明の場合は、入力不要です。

４．「請求書」タブをクリックします。

請求書に「適格請求書発行事業者登録番号」を記載する場合は、「適格請求書」をクリックし、「登録番号」欄に登録番号を入力し、［設定］をクリックします。

なお、「適格請求書発行事業者登録番号」を取得されていない場合は、入力は不要です。

【　Point　】適格請求書事業者登録番号とは

税務署長に対して登録申請書を提出し、「適格請求書発行事業者」になった際に通知される「T（ローマ字）」＋数字13桁の番号です。

５．「消費税の表示」について、「税抜」または「税込」をクリックして選択します。

「消費税の表示」の設定をもとに、支払通知書を作成時に消費税計算がされます。

税抜の場合は税抜単価から外消費税を算出し、税込場合は税込単価から内消費税を算出します。

税抜表示の場合

税抜単価から外消費税を算出します。

税込表示の場合

税込単価から内消費税を算出します。

６．事業者情報の入力が終わりましたら、画面右上の［完了］をクリックして完了です。

Ｂ．取引先を登録します

あらかじめ取引先を登録しておくことで、支払通知書を作成する際に選択できるようになります。

１.［台帳管理］－［取引先］をクリックします。

２．［取引先一覧］となりますので、［＋登録］をクリックします。

３.［取引先登録］が表示されます。取引先が法人の場合には、取引先名・法人番号により取引先情報の検索が可能です。表示された取引先を選択することで、住所などが自動入力できて便利です。

［取引先の情報を自動入力］をクリックします。

※なお、取引先が個人事業の場合は検索ができませんので、取引先情報を手入力してください。

４．［新規取引先検索］が表示されます。検索枠内に、取引先名の一部、または取引先の法人番号を入力して、虫眼鏡マークをクリックします。

例として、「ソリマチ」というキーワードを入力して検索します。

５．入力したキーワードに関連する検索結果が表示されますので、該当する取引先名をクリックして選択します。

６．選択した取引先について、取引先名、郵便番号、住所の情報が取り込みされますので、ご確認ください。「市区町村以降」欄にビル名が取り込みされているような場合には、「マンション名」欄に入力し直します。引き続き、「電話番号」、「メールアドレス」などの情報を入力して、画面右上の［登録］をクリックします。

７.［取引先一覧］に戻ります。登録された取引先は一覧表示されます。画面右上の［＋登録］をクリックして、引き続き、取引先を追加することもできます。

Ｃ．品目（商品）を登録します

あらかじめ品目（商品）を登録しておくことで、支払通知書を作成する際に選択できるようになります。

１.［台帳管理］－［品目］をクリックします。

２．［品目一覧］が表示されます。画面右上の［＋登録］をクリックします。

３.「品目の登録」画面が表示されます。品目の内容を入力して、[登録]をクリックします。

品名・品目	品目（商品）の名称を手入力します。
単位	単位を選択します。
単価（税抜／税込）	「設定」画面の「消費税の表示」で、税抜を選択されている場合は税抜単価を、税込を選択されている場合は税込単価を入力します。
消費税	以下の税率の中から選択します。・標準税率１０％・軽減税率８％・非課税・輸出免税・課税対象外／不課税詳しくは、こちらをクリックしてご参照ください。
［登録］	入力した内容を登録します。

※画面右上の［＋登録］をクリックして、引き続き、複数の品目を追加することができます。

Ｄ．支払通知書を作成します

１．［作成メニュー］-［支払通知書］をクリックします。

２．［支払通知書一覧］が表示されます。［＋作成］をクリックして支払通知書を作成します。

【　Step１　】取引先や取引年月日などを入力します。

取引先	［取引先を選択］をクリックして、登録済取引先の一覧や［新規に取引先を追加する］をクリックして取引先を指定します。
取引先登録番号	取引先で設定されているが適格請求書発行事業者登録番号が入力されます。
支払通知書番号	パソコンで設定されているシステム日付と時分秒が支払通知書番号として表示されます。例えば、2024年9月4日13時54分2秒の場合、支払通知書番号は「20240904135402」と表示されます。変更は不要です。
件名	全角２５文字までの入力が可能です。支払通知書の件名に反映されます。
支払日	パソコンで設定されているシステム日付が表示されます。カレンダーをクリックして、日付を変更することも可能です。支払通知書の支払日に反映されます。
備考	全角５０文字までの入力が可能です。支払通知書の備考に反映されます。

【　Step２　】［＋品目の追加］をクリックして支払通知書に載せる明細を入力します。入力が終わりましたら、［品目の追加］をクリックします。

【　Point　】「品番・品名」欄をクリックすると、あらかじめ登録されている品目が表示されますので、クリックして選択が可能です。

※「品番・品名」欄に品目名の一部を入力して、品目の検索が可能です。

※支払通知書に複数の品目を載せたい場合は、［＋品目の追加］をクリックして、引き続き、品目を入力します。

【　Step３　】値引きがある場合は、［＋値引きの追加］をクリックして、値引きの内容を入力し、［値引の追加］をクリックします。

名称	値引きのタイトルを入力します。例．早期割引など
単価（税抜／税込）	「設定」画面の「消費税の表示」で、税抜を選択されている場合は税抜単価を、税込を選択されている場合は税込単価を入力します。
消費税	以下の税率の中から選択します。・標準税率１０％・軽減税率８％・非課税・輸出免税・課税対象外／不課税詳しくは、こちらをクリックしてご参照ください。
［値引の追加］	入力した内容を登録します。